Desde
tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad,
acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en
los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de
los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que
le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades
normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios
para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.
Como es
de saber; la base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y
servicios; de aquí viene la importancia
del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá
a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la
misma.
El
inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente
dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas
personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas
responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de
material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías
dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el
lado de los activos en el Balance General.
Los
inventarios desde le punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor
(la conclusión correcta por razones equivocadas y una forma extraña de tratar
un verdadero activo). Los que ven los inventarios como materiales de producción
tienen una miopía similar; por lo general creen que mientras mas mejor.
Concepto
El
inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para
comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero,
antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el
grupo de activos circulantes.
Es uno de
los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto
en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General,
el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles
para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas
durante un periodo determinado.
Los
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o
servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden,
además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o
mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación
de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
La
contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las
empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de
una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual
obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares
relacionadas con esos controles
Para una
empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y
disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la
mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de
tiempo. El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las
mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un
fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán
consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los
inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los
artículos que al usarse serán así clasificados.
Objetivos
Proveer o
distribuir adecuadamente los materiales
necesarios a la empresa, colocándolos a disposición en el momento indicado para
así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos, permitiendo satisfacer
correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales debe permanecer
constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser
atentamente controlada y vigilada.
CUENTAS RELACIONADAS CON LOS INVENTARIOS
Para
poder mencionar los diferentes tipos de inventarios es necesario tener bien
claro lo que son los inventarios. El inventario es por lo general, el activo
mayor en los balances de una empresa; así también los gastos por inventarios,
llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente los gastos mayores en el
estado de resultado. A aquellas empresas dedicadas a la compra y venta de
mercancías, por ser esta su principal función y la que da origen a todas las
restantes operaciones, necesitan de una constante información resumida y
analizadas sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de unas series
de cuentas principales y auxiliares relacionadas con estos controles. Entre las
cuentas podemos mencionar las siguientes:
A
Inventario (inicial)
El Inventario Inicial representa el valor de las
existencias de mercancías en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta
cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se
lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta
finalizar el periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o
bien por Ganancias y Pérdidas directamente.
A
Compras
En la cuenta Compras se
incluyen las mercancías compradas durante el periodo contable con el objeto de
volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del objeto para el
cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos,
Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo
deudor, no entra en el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias
y Pérdidas o Costo de Ventas.
A
Devoluciones en compra
Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta
que es creada con el fin de reflejar toda aquella mercancía comprada que la
empresa devuelve por cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la
compra de mercancías no se abonará a la cuenta compras.
A
Gastos de compras
Los gastos ocasionados por las compras de
mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta
tiene un saldo deudor y no entra en el Balance General.
A
Ventas
Esta cuenta controlará todas las ventas de
mercancías realizadas por la Empresa y que fueron compradas con este fin.
A
Devoluciones en ventas
La cual está creada para reflejar las devoluciones realizadas por
los clientes a la empresa.
A
Mercancías en tránsito
En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza
compras en el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos
desembolsos o adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías
que la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra
circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar este
tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsito.
A
Mercancías en consignación
Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación,
que no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido
adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se
tiene ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la
obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.
A
Inventario (final)
El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar del periodo
contable y corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con
las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o Pérdidas
Brutas en Ventas de ese período.
El
control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un
departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.
Ahora
bien los inventarios tienen como funciones el añadir una flexibilidad de
operación que de otra manera no existiría. En lo que es fabricación, los
inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada
parte individual se lleve de maquina en maquina y que estas se preparen para
producir una sola parte. Es por eso que los inventarios tienen como funciones
la eliminación de irregularidades en la oferta, la compra o producción en lotes
o tandas, permitir a la organización manejar materiales perecederos y el
almacenamiento de mano de obra.
Concepto
Es la
eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la
empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades
o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situación
financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
Finalidad de la Administración de
Inventarios
La
administración de inventario implica la determinación de la cantidad de
inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos
y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se
toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
1.
Minimización
de la inversión en inventarios
El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y
producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las
empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o
en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y
deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La
empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido
que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los
empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de
financiamiento del inventario será de $100.000 al año y la empresa tendrá que
soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
2.
Afrontando
la demanda
Si la finalidad de la administración de
inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la
demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y
así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la
perdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener
inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en
términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en
faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere.
Importancia
La
administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
1.
Cuantas unidades deberían
ordenarse o producirse en un momento dado.
2.
En que momento deberían ordenarse
o producirse el inventario.
3.
Que artículos del inventario
merecen una atención especial.
4.
Puede uno protegerse contra los
cambios en los costos de los artículos del inventario.
El
inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser
instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que
termine el proceso de producción.
Este
permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo
almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no
una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El
inventario permite reducir los costos a que da lugar la falta de continuidad en
el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la
empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en el
mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las
operaciones y una buena destreza de inventario.
La
administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción
ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa,
lograr la satisfacción para llegar a obtener un
nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de
reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una
empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia
prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de
rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario:
1.
Establecer relaciones exactas
entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes
productos.
2.
Definir categorías para los
inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
3.
Mantener los costos de
abastecimiento al más bajo nivel posible.
4.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
5.
Satisfacer rápidamente la
demanda.
6.
Recurrir a la informática.
Algunas
empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y
deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de
inventario porque:
1.
La demanda no se puede
pronosticar con certeza.
2.
Se requiere de un cierto tiempo
para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además de
que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios
insuficientes, porque los clientes podrían dirigirse a los competidores si los
productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde
el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre
los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de
coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.
La meta
de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios
para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el
primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son,
los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.
Características y Análisis del
Inventario
Es
necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario.
Debemos identificar cuales son las etapas que se presentaran en el proceso de
producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son:
·
Materia Prima
·
Productos en proceso
·
Productos terminados
·
Suministros, repuestos
En caso
de materia prima: esta es importada o nacional; si es local existen problemas
de abastecimiento; si es importada el tiempo de aprovisionamiento; la obsolescencia de los inventarios; tanto
por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación; tienen seguro contra
incontinencias; deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería; se
debe saber la forma de contabilización de los inventarios, correcta
valorización de la moneda empleada para su contabilización.
Se debe
conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se
abastecen; que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor
calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en
procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada
o determinada; áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de
Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se
realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada; tecnología
empleada; naturaleza y liquidez de los inventarios; características y
naturaleza del producto; características del mercado; canales de distribución;
analizar la evolución y la tendencia.
El
objetivo de la administración de inventarios, igual que el la administración de
efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere
minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se
destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo
no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa
cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se
presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen
sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.
Reduciendo
el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder
satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de la empresa. Si se
tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no
poder hacer frente a la demanda y de interrumpir las operaciones de producción
y venta, pero también se aumenta la inversión.
Los
inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto.
Como sabemos existen tres tipos de éstos, los cuáles son el inventario de
materia prima, de productos en proceso y el de
productos terminados.
