La Planificación

La Planificación

Es la primera función de la administración, y consiste en  determinar las metas u objetivos a cumplir. La planificación incluye  seleccionar misiones y objetivos como las acciones para alcanzarlos; requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planificación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

Planificación: es el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinadas políticas y lograr los objetivos.

Importancia de la planificación:

Existen poderosas razones que nos inducen a afirmar que no solo merece la pena planificar, sino que es totalmente necesario que las empresas, en momentos de tanta incertidumbre y cambio como los actuales, planifiquen sus actividades y no se conviertan en Barcos a la deriva. Muchos autores han disertado sobre la importancia de la planificación.

La planificación debe servir para traducir la visión estratégica de la empresa en planes operativos y los dirigentes deben ser conscientes de la importancia de este hecho y dedicar parte de su tiempo a esta tarea. Para desarrollar una producción de clase Mundial todos deben estar conscientes de que la planificación debe convertirse en la forma usual de trabajar.

Por último, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

Cuáles son los propósitos de la planificación.

·         Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos.

·         Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.

·         Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

·         Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

·         Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

·         Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisación.

·         Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

·         Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

·         Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

·         Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.

Ventajas de la planificación:

·         La Planificación se aprovecha de las actividades expresas y ordenadas, todos los esfuerzos están dirigidos hacia la obtención de resultados, logrando una secuencia de esfuerzos efectiva.

·         Se reduce el trabajo no productivo.

·         Los esfuerzos empleados se revisan cuidadosamente y los gastos totales se fijan dentro de un orden conocido y aceptado.

·         Se coordinan las actividades.

·         La Planificación indica la necesidad de cambios futuros.

Limitaciones o desventajas de la planificación:

·         Retarda las acciones.

·         Paraliza la iniciativa de los Ejecutivos.

·         Su Costo puede exceder su utilidad.

·         Establece Barreras Psicológicas, se piensa más en el presente que en el futuro.

·         Su exactitud depende del futuro.

Elementos de la planificación:

·         Objetivo: Determinar el objetivo deseado (Que es lo que queremos).

·         Cursos alternos de acción: Determinar diferentes caminos, formas de acción ó estrategias para lograr objetivos.

·         Elección: La Planificación implica determinación, análisis y la selección de la decisión más acertada.

·         Futuro: Prever situación futura, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.

El proceso se plantea en las siguientes etapas:

·         Diagnóstico, estudio o investigación de la realidad.

·         Programación, elaboración o formulación.

·         Discusión y decisión.

·         Ejecución o aplicación.

·         Control.

·         Evaluación.

Tipos de planificación.

1. Planificación normativa o tradicional:

Es un modelo de planificación que se rige por una serie de normas o parámetros previamente establecidos por el estado.

La planificación tradicional o normativa presenta las siguientes características:

• Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar.
• Ha hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción.
• Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio.

2. Planificación situacional:

Para este enfoque la planificación es: “calcular, presidir y preceder las acciones para llevar una situación inicial a otras, hasta llegar a la situación que el actor pretende alcanzar”.

Características:

·         Es una herramienta para el cambio social.

·         Tecnológicamente, aborda la anticipación simulada por la práctica.

3. Planificación estratégica:

A este tipo de planificación, Steiner la define así: “la planificación estratégica es un proceso continuo y sistémico que relaciona el futuro con las decisiones actuales en el contexto de cambios situacionales y que se expresa en la formulación de un conjunto de planes interrelacionados”.

La planificación estratégica tiene las siguientes características:

• Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector.
• Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo.
• Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos.
• Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo.

4. Planificación táctica operacional:

La planificación táctica operacional se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características están:

• Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la planificación táctica.
• Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio.
• Trata con actividades normales programables.
• Se maneja información interna y externa.