Caja Chica

1.-    Caja Chica: Fondos Fijos que se tienen en una empresa con la finalidad de pagar o cubrir gastos menores.

Ejemplo de gastos menores:

Pagar al Cartero, entregar dinero al Junior para que deje correspondencia en el correo. Cada departamento dentro de una Empresa podría contar con su fondo fijo.

2.-    Creación De La Caja Chica: Un fondo de caja chica es una cierta cantidad de dinero en efectivo que se aparta específicamente para pagar los gastos menores del negocio. En un negocio que usted maneja desde su hogar, probablemente usted mismo va a manejar la caja chica. En una pequeña empresa con más de una persona, la caja chica se asigna a una sola persona quien es responsable de tener la caja, entregar el efectivo según las necesidades, guardar los recibos y mantener registros de los desembolsos. El monto de la caja chica dependerá de la naturaleza del negocio: cuántos desembolsos se hacen en efectivo, los montos de los desembolsos y su frecuencia. Se trata de tener suficiente efectivo en la caja chica como para cubrir todos los gastos menores durante un cierto período, como un mes.

 Por ejemplo.

Para establecer la caja chica inicialmente, se gira un cheque a caja o al nombre de la persona responsable del fondo, que se llama el custodio, por el monto predefinido. Este cheque está contabilizado en una cuenta separada que se llama Caja Chica en el libro mayor. El cheque está canjeado por el custodio del fondo y el efectivo se guarda en una pequeña caja de seguridad, en un cajón del escritorio bajo llave o en algún otro lugar donde está seguro.

3.-    Arqueo De Caja: El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Reposición: Una vez hecha y registrada la rendición, lo que corresponde es llevar el mondo del fondo fijo a su valor original. Para esto, la registración es muy similar a la de creación. Siguiendo con el ejemplo sería así:

O bien, en el caso de no usar cuenta recaudadoras, sería así:

4.-    Caja Principal: Es la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece en dentro de las instalaciones de la empresa.

Normas de control interno del efectivo en Caja Principal:

1.      Separación o segregación de funciones: Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de autorización de pagos ni de registros contables. No debe tener acceso a:

§  Facturación de entrega de mercancía.

§  Registrar en los libros auxiliares ni en el mayor de cuentas o efectos por cobrar.

§  Elaboración y envío de estados de cuentas a clientes.

§  Control de cobro de cuentas por cobrar atrasadas.

§  Cuadre de auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.

§  Autorización para conceder descuentos, rebajas o bonificaciones.

§  Autorización para dar de baja a clientes por considerar incobrables las cuentas que deben a la empresa.

2.      Depósitos diarios: No debe permitirse hacer pagos con el efectivo que haya ingresado a caja. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco a diario. Una vez hecho el respectivo depósito bancario., la planilla debe ser entregada directamente a contabilidad para el registro contable respectivo.

3.      Endoso de cheques recibidos: A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en su reverso un sello que indique “endosado únicamente para ser depositado en la cuenta No xxxx del Banco xxxx”; esto es para evitar que sea cobrado por personas distintas a la empresa.

4.      Ingresos por cobranzas: El control empieza desde el momento en que se entrega a los cobradores los documentos para el cobro (facturas, letras de cambio). Se elabora una lista por duplicado: Al cobrador se le entrega el original junto con los documentos a cobrar, la copia, firmada por el cobrador como recibida, queda en el departamento de cobranzas.

5.      Ingresos recibidos por correo: El control empieza al abrir el sobre de correo. Por lo general se reciben pagos en cheques que deberán ser inmediatamente endosados. Se elabora un informe por cuadruplicado de los valores recibidos que luego se entregara al cajero, quien firma el original y duplicado del informe y devuelve al encargado de correspondencia. El cajero envía el original a contabilidad para su registro. Al final del día hace el depósito bancario y enviara el comprobante a contabilidad.

6.      Ingresos por ventas al detalle: Al realizar la venta de contado el vendedor elaborara la factura por triplicado y se la entregara al cliente, quien pasara por caja a cancelar. El cajero coloca el sello de cancelado en los tres ejemplares de la facturas y devuelve original y duplicado al cliente, quedándose con el triplicado. El cliente pasa a retirar la mercancía comprada, entregando el duplicado para tales fines y se queda con el original. El vendedor envía a contabilidad la copia de la factura que había quedado en poder a los fines del registro contable respectivo y el cajero hará el depósito bancario al final del día y enviara a contabilidad el comprobante respectivo.